Avete vinto il bando: la rendicontazione comincia adesso, non alla fine

Arriva la comunicazione: il progetto è finanziato. Per qualche settimana si pensa solo a partire, e la rendicontazione sembra una faccenda di fine progetto. È proprio lì che nascono i problemi più costosi: una fattura senza la dicitura richiesta, una spesa fuori dal periodo ammesso, ore di lavoro senza foglio presenze. A fine progetto non si correggono più, e l'ente le toglie dal contributo.

Le regole si leggono prima di spendere

Ogni bando dice cosa si può rendicontare e come: da quando a quando valgono le spese, se l'IVA è ammessa, come si documenta il personale, quali pagamenti sono accettati, quanto si può spostare da una voce all'altra senza chiedere. Sono regole sparse tra bando, disciplinare e allegati, e di solito le conosce una persona sola.

Dal menu Rendicontazione di RadarQuick trovate già la scheda del progetto finanziato con le regole di spesa, le scadenze, le tranche e i documenti da consegnare, ricavati dall'AI direttamente dal testo del bando e dai suoi allegati. Se la candidatura l'avete scritta qui, quando la segnate come vinta la rendicontazione si apre da sola, con le voci del piano economico e con quello che avete promesso nella candidatura.

Cosa fare nella prima settimana

• Inserite la data di concessione. Molte scadenze sono scritte come «entro 90 giorni dalla concessione»: con la data diventano giorni veri sul calendario.
• Date un nome a ogni adempimento. Ogni tappa ha un responsabile, e sette giorni prima e il giorno stesso arriva un promemoria via email.
• Stampate le regole per chi lavora al progetto. C'è una pagina pronta da distribuire alla riunione di avvio: cosa controllare prima di spendere, quanto c'è per ogni voce, chi consegna cosa e quando.

Durante il progetto

Si registrano le spese con i giustificativi e le ore del personale, e nel diario si annotano gli intoppi quando succedono. Da lì l'AI prepara le bozze della relazione intermedia, dell'eventuale lettera di rimodulazione e della relazione finale, con i punti da completare evidenziati. Il prospetto delle spese si scarica pronto; se l'ente ha un suo modulo Excel, Word o PDF, lo si compila con i vostri dati.

Ad esempio, in un progetto di dodici mesi, se a metà percorso avete speso il 20% del budget, la scheda ve lo segnala prima della relazione intermedia, quando c'è ancora tempo per chiedere una proroga o una rimodulazione.

La sezione Rendicontazione è disponibile dal piano Avanzato.

Una rendicontazione fatta bene non si scrive alla fine: si raccoglie mentre il progetto va avanti.

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